Знакомо ли Вам, когда:
— в личных переписках и чатах теряются заявки, и между сотрудниками и управляющими возникают споры из разряда: «кто что кому когда сказал»?
— диспетчерам, бухгалтерам, секретарям и личным помощникам приходится вручную оцифровывать информацию по выполненным работам и использованным материалам на основе бумажных актов и групповых чатов в мессенджерах?
— необходимо выяснить, был ли сотрудник на объекте и сколько времени затратил на работу, но это технически невозможно?
— качество деятельности и производительность снижаются?
— жалоб становится больше?
— обкатанные «ручные» схемы уже не могут охватить весь объём задач и сотрудников?
… всё это - следствия отсутствия системности и автоматизации.
Как избежать потери заявок (обращений), уменьшить срок реагирования и увеличить число выполненных работ?
Команда «Инфосити» разработала четыре точечных решения (геотрекинг, фоторакурс, виртуальная диспетчерская и автоматически формирующейся отчетность), которые превратят бесконечный хаос в чёткую систему.
1 - Оснастить предприятие единой высокоэффективной ERP - системой
В эпоху инноваций и новых технологий, информация поступает из разных источников. Согласитесь, даже целой команде бывает тяжело контролировать этот стремительный поток - мониторить «вотсап» и «телеграмм», почтовые ящики, обращения на сайте: сортировать по степени критичности и срочности, сообщить оператору о проблеме, дождаться, когда тот передаст информацию управляющему, а тот вручную отберёт нужных специалистов, затем все по новой.
При этом надо контролировать результат, но разве удастся учреждению или предприятию со штатом свыше 100-500 сотрудников, охватить весь спектр задач и этапы деловых процессов, не рискуя качеством работ и репутацией?
Да.
Если к делу подключить АСУ «Учёт производства работ» - автоматизированную систему, оснащённую необходимым для контроля и учёта работ функционалом:
— геотрекингом: контроль выхода исполнителя на смену, трек его передвижения за любой промежуток времени и контроль нахождения сотрудников на рабочих местах;
— виртуальной диспетчерской: чат-ботом и голосовым помощником;
— системой «ракурс» для фотоотчета: система прямо в окне камеры показывает исполнителю, как надо сделать фотографию и после отправки, даёт возможность проверяющему оставить комментарий о качестве и принять работу;
— автоматической отчетностью: система и ее алгоритмы формируют всё сами, вам остаётся лишь выгрузить готовый отчёт и сэкономить часы работы с «экселем»;
— мобильным приложением для исполнителей;
— подробнее о том, как система помогает обрабатывать 200+ заявок в день, читай здесь (ссылка на общую презентацию)
Как это будет выглядеть?

Вы получите:
— Возможность обрабатывать до 1000 заявок (обращений) в день
— Прозрачность процесса выполнения работ
— Чёткую, безошибочную отчётность
— Сокращение «очагов напряжённости» в 1.5 раза
— на 30% увеличенную эффективность работы штатных сотрудников
— на 58% меньше операционных расходов
Так, держа все деловые процессы под рукой, Вы сумеете масштабировать своё дело, усилить лояльность клиентов и вполовину сократить операционные расходы.
Какой будет результат?


Почему АСУ «Учёт производства работ» выгоднее аналогов?
— Оптимизирует кадры: принцип «чем больше заявок, тем больше нужно сажать диспетчеров» влечёт расходы на зарплату, оснащение рабочих мест необходимым оборудованием и потребляемое электричество, но внедрение нашей системы заменяет свыше 50-ти диспетчеров и полностью автоматизирует приём обращений круглосуточно!
— Индивидуальный подход: адаптируем систему под особенности Вашей организации, составляем ТЗ на основе Ваших целей, проблем и пожеланий, обучаем работе в системе Вас и ваших сотрудников и подстраиваем ее возможности под ваш запрос - разрабатываем новые модули, настраиваем интеграции со сторонними сервисами, например.
— Оптимизация расходов на тарифное обслуживание связи: средняя стоимость бизнес-тарифа, на сегодняшний день, равна 3000 руб/мес (до 8 человек, на каждого - 375 рублей) тогда как в среднем необходимо подключить около 25 человек минимум (диспетчеры, администраторы, управляющие и тд), добавьте к этому стоимость обслуживания электронных почтовых адресов, хранилищ документов, расширенных версий программ вроде «Zoom».
Система АСУ «Учёт производства» работ предлагает Вам объединить все расходные статьи по связи и коммуникациям, и сократить их в 5 раз!
Одна программа позволяет оперативно принимать заявки, держать голосовую и письменную связь между всеми абонентами, хранить отчеты и расширенные данные о ходе работ и деятельности сотрудников, работать с гибким виртуальным диспетчером круглосуточно за 230 рублей / логин* ежемесячно.
Подробнее от тарифах здесь (ссылка на информацию о ценах)
*под одним «логином» может работать как группа сотрудников, так и один человек
— Избавляет от бумажной отчётности: экологично и удобно
На формирование одного ежемесячного отчета о ходе работ уходит, в среднем 30 часов, потраченных на сбор информации из множества источников, бумаг, самостоятельного визита на объект и мониторинга состояния ключевых показателей, тогда как АСУ «Учёт производства работ» собирает за вас все необходимые данные в течение периода и формирует отчёт за 1 секунду - Вам остаётся только выгрузить его!
Испытать возможности оптимизации рабочих процессов (ссылка на форму заявки на тест-драйв системы).
— Скачав другие программы вроде электронных планнеров и интерактивных досок, Вы столкнётесь с ограниченным функционалом (одна программа = одна задача) и большой ежемесячной платой (как правило, от 2000 рублей / мес), при этом рискуя утечкой данных и программными сбоями.
АСУ «Учёт производства работ» отличается от них гибкостью, адаптивностью к особенностям предприятия или учреждения, надежной системой защиты данных и оптимальными тарифными планами, выключающих полный спектр необходимых функций и инструментов контроля.
Именно поэтому нам доверяют государственные учреждения и крупные организации по всей России.
До знакомства с асу «учет производства работ» ряд наших клиентов сталкивался с большим количеством «очагов напряженности», бумажной волокитой и ограниченными возможностями компьютерных программ вроде планеров и «экселя».
Расскажем, как решили эти и другие проблемы на примере ЦАО г. Москвы.
Кем является клиент?
— один из административных округов столицы, который включает в себя 10 районов: Арбат, Басманный, Замоскворечье, Красносельский, Мещанский, Пресненский, Таганский, Тверской, Хамовники и Якиманка
Запрос:
— Снизить очаги напряженности и увеличить продуктивность сотрудников
Что было сделано?
— подключены 17 видов работ в области территориального благоустройства, строительно-монтажных, сантехнических работ и обслуживания общедомовых помещений
— развёрнута единая база для приема заявок и оперативного реагирования на инцидентные задачи
— индивидуальная донастройка по запросу заказчика
— подключена услуга по управлению инцидентами
Результат:
— на 80% увеличилась продуктивность сотрудников
— от 200 до 1000 проверенных заданий одним сотрудником в день
— автоматическая отчетность по ходу работ за любой период времени с указанием оставшегося объёма
— наглядные и достоверные данные с каждого объекта за счёт функции «ракурс»
— рост доходности учреждения за счёт увеличения количества выполненных работ
Отзыв:
«Внедрение АСУ «Учет производства работ» позволило развиваться учреждению согласно заданному вектору. Переход к инновационной системе управления заложил фундамент, на котором благополучно развивается компания, успешно сочетая накопленный годами опыт и революционные решения в области IT-технологий. Уже сейчас руководители всех уровней могут оценивать объективную картину выполнения работ в рамках своей компетенции в автоматическом режиме (без дополнительных запросов, в один клик)»
— Я.М. Магеррамов, ГБУ г. Москвы «Жилищник Красносельского района»
АСУ «Учёт производства работ» - это аккредитованное «Минцифрами» на 100% отечественное ПО, которое не будет внезапно «отменено» из-за санкций и используется столичными и региональными государственными учреждениями целых 9 лет, значительно помогая навести порядок в делах, улучшить качество выполненных работ, оптимально распределять ресурсы и укреплять имидж организации среди конкурентов и смежных предприятий одной отрасли.
Мы расширяем своё после деятельности и предлагаем Вам так же расширить потенциал вашего дела - расскажите о своём запросе и получите бесплатную консультацию от наших специалистов!

28 СЕНТЯБРЯ 2024

Переменная постоянная на госслужбе - поток жалоб и обращений, ведущий к росту нагрузки на диспетчеров, операторов, секретарей и управляющих.
Четкая организация рабочей деятельности, контроль персонала и хода работ, когда все сотрудники знают, что делать, их работа даёт эффективный, соизмеримый в денежном и качественном эквиваленте результат, укрепляющий имидж руководства и лояльность граждан - это то, к чему стремится 90% организаций с большим штатом сотрудников, но сталкиваются с рядом проблем:
1 - я проблема: издержки и расходы
Возьмём расходы на связь по тарифным планам от известных операторов сети и специальные компьютерные программы для организации дел.
— Средняя стоимость бизнес-тарифа, на сегодняшний день, равна 3000 руб/мес (до 8 человек, на каждого - 375 рублей) тогда как в среднем необходимо подключить около 25 человек минимум (диспетчеры, администраторы, управляющие и тд), добавьте к этому стоимость обслуживания электронных почтовых адресов, хранилищ документов, расширенных версий программ вроде «Zoom».
Система АСУ «Учёт производства» работ предлагает Вам объединить все расходные статьи по связи и коммуникациям, и сократить их в 5 раз!
Одна программа позволяет оперативно принимать заявки, держать голосовую и письменную связь между всеми абонентами, хранить отчеты и расширенные данные о ходе работ и деятельности сотрудников, работать с гибким виртуальным диспетчером круглосуточно за 230 рублей / логин* ежемесячно.
— Скачав другие программы вроде электронных планнеров и интерактивных досок, Вы столкнётесь с ограниченным функционалом (одна программа = одна задача) и большой ежемесячной платой (как правило, от 2000 рублей / мес), при этом рискуя утечкой данных и программными сбоями.
АСУ «Учёт производства работ» отличается от них гибкостью, адаптивностью к особенностям предприятия или учреждения, надежной системой защиты данных и оптимальными тарифными планами, выключающих полный спектр необходимых функций и инструментов контроля.
Вы сэкономите более 10 000 рублей / мес на 1 сотрудника
и получите:
1: единое автоматизированное пространство для ведения полного цикла выполнения работ - от приема заявки до автоматически сформированной отчётности за любой период времени;
2: ответы на вопросы: «где мой сотрудник?», «сколько сотрудников работает?», «все ли на своих рабочих местах?» - Вы всегда видите актуальную информацию с разбивкой по участкам, в том числе сколько и когда должно выйти планово.
3: аналитику по «очагам напряженности»: какие участки самые проблемные, а какие - нет, и почему? что было на них сделано или не сделано? кто сколько работал на них?
4: 50 диспетчеров в 1 системе без лишних затрат
5: возможность приема и обработки от 200 до 1000 заявок (обращений)
6: автоматизацию отчётности и проектных документов о ходе работ: система сама объединит все данные в сводные таблицы и графики, Вам останется лишь нажать на кнопку и презентовать максимально информативный красочный готовый отчёт.
Именно поэтому нам доверяют государственные учреждения и крупные организации по всей России.
(здесь можно прикрепить карточки с кейсами, двигающимися вправо)
2 - я проблема: низкопроизводительные рабочие места:
Чаще всего сотрудники теряются из-за того, что не видят глобальной картины так, как управляющие звенья и начальство. К тому же, распределение задач зачастую может перегрузить одного сотрудника, а другого оставить без дела или назначить на него задачу не по его квалификации.
АСУ «Учёт производства работ» предоставляет:
— панель с расписанием
— контрольную функцию «геотрекинг» - для отслеживания локации и передвижения исполнителей
— контрольную функцию «ракурс»: система показывает исполнителю, как зафиксировать результат на камеру и какие требуются доработки
Так как все учреждения и организации нацелены не только на высокое качество оказываемых услуг, но и на прибыль, АСУ «Учёт производства работ» даёт чёткое понимание на основе 100% достоверной отчётности без погрешностей, как эффективно распоряжаться ресурсами и средствами.
3 - я проблема: «сломанный телефон» и посредничество:
С приходом в деловые процессы «вотсапов» и «телеграммов» появилась парадоксальная разобщенность - мессенджеры, средств связи, призванные объединять и аккумулировать процессы в едином пространстве, становятся причиной, по которой сотрудники упускают детали, задачи и элементарно теряются в груде рабочих чатов.
Согласитесь, ежедневно читать по 1500 сообщений - утомительно и нерационально.
АСУ «Учёт производства работ» объединяет все данные из мессенджеров и сторонних систем в едином поле, где:
— задачи назначаются на сотрудника в соответствии с его квалификацией и занятостью;
— руководитель получает максимально подробную и достоверную информацию о ходе работ: времени, локации и трекинга передвижения сотрудника, фотоотчет о результате;
— у каждого сотрудника и руководителя есть расписание работ на текущую и долгосрочную перспективу: обе стороны всегда знают, что как делать и не мучают друг друга вопросами.
По началу система казалась безжалостным «кнутом» для наших пользователей - государственных учреждений и крупных организаций, мы получали сотни опасений и негатива, так как никто не желал находиться под прессингом.
Но в дальнейшем, когда по прошествии месяца, головы исполнителей остались на месте, а не «слетели с плеч» (более того, выделились из толпы в глазах начальства своими достижениями), возмущение поутихло, ведь система напрямую объединила две, казалось бы, несопоставимые величины - руководителя и сотрудника, ликвидировав «сломанный телефон» и посредничество. Руководитель, в свою очередь, знал, за что похвалить, а где мобилизовать ресурсы в помощь. Исполнитель обрёл ясность в понимании своих задач и целей, возросло здоровое стремление «не быть хуже» среди остальных.
4 - я проблема: жалобы жителей:
Часто среди жалоб просвечивается общая тенденция:
— долго ожидание ответа
— отсутствие обратной связи
— передача дела из рук в руки / переназначение
— нерешенные проблемы по причине потери заявки
— усугубление ситуации из-за отсутствия оперативности
— «в отчётах столько всего пишут, а по итогу ничего не делается»
Разберём, чем конкретно поможет АСУ «Учёт производства работ» в борьбе за качество и лояльность обращающихся.
«Пытался через диспетчерскую вызвать техника- смотрителя, без толку. Решил позвонить напрямую, по телефонам, указанным на сайте компании. И что же Вы думаете? Все указанные телефоны молчат, гудок проходит, включается автоответчик и все... никто не берет трубку. Также приходил сантехник, почесал затылок, сказал мол у Вас кран забит, надо менять. Из за этого и батарея не работает, а соответственно и холод в комнате, влажность и плесень. Я этим не занимаюсь, надо вызывать ремонтную бригаду. При мне был звонокот сантехника- мастеру участка, который обещал на следующий день прислать бригаду мастеров. Целый день я прождал этих мастеров, а в итоге ко мне никто так и не соизволил явиться и даже не позвонили»
В этом случае, АСУ «Учёт производства работ» предлагает следующее:
— внедрить «виртуального диспетчера»: это обеспечит круглосуточный приём заявок и жалоб, оперативное назначение нужных специалистов и распределение по встроенным параметрам, включая квалификацию и занятость - иными словами, ни одна заявка не потеряется, время обработки сократится до 5 секунд и работы будут выполнены, зафиксированы должным образом в течение часа.
Рассмотрим другой случай:
«Территории домов в ужасном состоянии. Набрали дворниками гастарбайтеров, которые ленятся. Они появляются на территории два раза в день и на час. Раньше было, выходишь из дома идя на работу, дороги все уже очищены от снега. А сейчас, в 8-9 часов только появляются, парковочные карманы не чистятся, на замечания не реагируют. И контроля никакого. В УК не дозвониться, трубки не берут»
Для решения этой проблемы, АСУ «Учёт производства работ» оснащена функцией контроля локации и передвижения каждого исполнителя «Геотрекинг», с помощью которой:
— фиксируется факт и время выхода сотрудников на рабочую смену согласно внутреннему расписанию;
— осуществляется контроль передвижения сотрудников в течение дня;
— легко увидеть на обширной карте, находятся ли исполнители и подрядчики на рабочем месте;
— формируется отчёт с указанием времени нахождения на территории объектов в течение рабочего дня.
Испытать эту и другие возможности АСУ «Учёт производства работ» (ссылка на форму и тест-драйв)
5 - я проблема: имидж и клиентоориентированность: за счёт увеличения качества и производительности
До внедрения системы, наши клиенты не были исключением и так же ежедневно боролись с перечисленными проблемами, пытаясь стать более клиентоориентированными и не потерять собственный имидж.

И в результате обрели:


На основе 9-летнего опыта работы с бюджетными учреждениями разного масштаба, мы гарантируем:
— достоверность
— безопасное хранение данных
— прозрачность
— индивидуальный подход
— оперативность
— оптимизацию ресурсов
Это же Вы можете гарантировать и своим клиентам, получая в качестве результата увеличение следующих показателей:


АСУ «Учёт производства работ» - это аккредитованное «Минцифрами» на 100% отечественное ПО, которое не будет внезапно «отменено» из-за санкций и используется столичными и региональными государственными учреждениями целых 9 лет, значительно помогая навести порядок в делах, улучшить качество выполненных работ, оптимально распределять ресурсы и укреплять имидж организации среди конкурентов и смежных предприятий одной отрасли.
Мы готовы помочь Вам совершить безболезненный переход к автоматизации и раскрыть потенциал своего дела.
Испытайте эти и другие функции АСУ «Учёт производства работ» и получите бесплатную консультацию по решению Вашей проблемы от наших высококвалифицированных специалистов:

28 СЕНТЯБРЯ 2024